Ante la evolución de los medios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales de los contribuyentes, que hoy en día en su mayoría se deben hacer virtualmente, es necesario introducir una firma que también sea electrónica o digital.
La obligación de obtener la firma electrónica
Es obligatorio el uso de la firma electrónica para las personas que deben presentar las declaraciones tributarias de forma virtual, o quienes deben presentar información exógena, y cumplir deberes formales como lo son: los contadores, revisores fiscales, representantes legales, así como también las personas naturales no residentes declarantes de renta.
Cualquier contribuyente puede obtenerla, sin embargo, la emisión de la firma quedará sujeta a la decisión del funcionario que atienda la solicitud.
Beneficios de la firma electrónica
La firma electrónica le permite hacer en línea diferentes tareas como actualizar el Rut, presentar sus declaraciones desde casa y pagar los impuestos en línea.
Así no se tenga la necesidad de obtener la firma digital, tenerla supone evitarse filas en bancos y oficinas de la Dian.
Incluso si no está obligado a firmar nada virtualmente, puede hacer muchas diligencias en línea, por lo que debería en todo caso obtener la firma digital, que es gratuita.
Emisión y gestión de la firma digital
Para obtener o emitir la firma digital por primera vez, es necesario hacerlo personalmente en un punto de atención física de la Dian, previo agendamiento de cita.
Sin embargo, por el tiempo que dure la Emergencia Sanitaria, económica y social estas citas se atenderán de manera virtual. En el siguiente enlace podrá realizar el agendamiento: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/
Pero antes de solicitar la cita en la Dian, debe tener el RUT actualizado con una dirección de correo electrónico de fácil acceso ya que en esta le llegará toda la información para realizar el proceso; así mismo debe crear y habilitar su cuenta en la página de la Dian con usuario y contraseña.
La habilitación de la cuenta de usuario puede iniciarla en este link: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefNuevosUsuarios.faces
Una vez realizado el primer paso (solicitud de emisión), puede ingresar a la cuenta creada en el portal de la DIAN y continuar con el proceso de habilitación o activación que se hace en línea siguiendo el procedimiento que se encuentra en el siguiente link:
Vigencia de la firma electrónica
Una vez se habilite la firma digital o se renueve, tendrá una vigencia de 3 años conforme al artículo 4 de la resolución 070 del 2016 expedida por la DIAN: «La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).»
La renovación se debe hacer antes de que se venza, y se puede hacer o solicitar en cualquier tiempo en caso en que la seguridad de la firma se haya comprometido.
Recomendaciones en la gestión de la firma digital.
La gestión de la firma digital es el proceso de firmado digital de documentos y declaraciones tributarias, se hace utilizando una contraseña de la firma digital y por medio del correo electrónico.
Cada vez que se requiere firmar un documento se genera un código único que se envía al correo electrónico informado por el contribuyente, y ese código junto con la contraseña de la firma digital, es el que permite firmar los documentos.
Por ello, el correo electrónico debe ser seguro, preferiblemente un correo de alta confiabilidad y disponibilidad como Gmail o Hotmail (Outlook), pues siempre están disponibles y nunca rebotan un correo como suele suceder en correos corporativos.
Igualmente debe asegurarse de que nadie pueda acceder a su correo y a la contraseña de la firma digital.
La contraseña de la firma digital es diferente a la contraseña para ingresar con el nombre de usuario a la cuenta que se tiene en la plataforma de la DIAN.
Finalmente, ten en cuenta que todos estos deben estar seguros para impedir que terceros utilicen indebidamente sus datos, pues son de su entera responsabilidad.
Recuerda que el equipo de LARM Colombia está preparado para brindarte acompañamiento y asesoría en la regularización de tus documentos fiscales.
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